Al 10 jaar grip op prestaties en resultaten bij Drost Coatings met PaintPro

Elk ERP-pakket kan de boekhouding automatiseren en bedrijfsprocessen koppelen. Maar hoe zit het als u ERP gaat gebruiken in uw eigen branche? Hoe flexibel is de software dan? Nu, straks? Patrick van den Boom, directeur van verfproducent Drost Coatings deelt zijn ervaringen met PaintPro, het ERP-pakket voor de verfbranche.

Drost Coatings in Venlo is een moderne verfproducent met meer dan 100 jaar traditie. Vernieuwend vanaf de oprichting in 1899, toen Simon Drost besloot zijn eigen verf te gaan produceren, omdat hij niet tevreden was met de toenmalige kwaliteit. En nog steeds loopt het familiebedrijf voorop als het gaat om ontwikkelingen in duurzaamheid, prijs, milieu en veiligheid. Drost produceert verf onder eigen label en private label. De verkoop richt zich vooral via de verfgroothandel op de professionele schildersmarkt. Het bedrijf heeft zo’n 30 medewerkers en groeit.

Eén ERP-pakket

Ruim 10 jaar geleden besloot Drost dat de automatisering van de bedrijfsprocessen aan vernieuwing toe was. Van DOS naar Windows. Er volgde een uitgebreide projectbeschrijving. Wat voor bedrijf is Drost? Wat willen we in de toekomst? Welke software hebben we daarvoor nodig? Er kwamen twee belangrijke eisen naar voren: Drost wilde één ERP-pakket met een goede koppeling tussen boekhouding en productie. Daarnaast moest het pakket probleemloos kunnen omrekenen van kilo’s naar liters en vice versa. “Een must in de verfbranche, maar een uitdaging voor de meeste ERP-pakketten,” aldus Patrick van den Boom.

Keuze uit 15

Uit een longlist van 15 pakketten viel de keuze op PaintPro van XiTec. Een modern, standaard ERP-pakket speciaal voor verfproducenten en verfgroothandels met de bewezen techniek van Microsoft Dynamics™ NAV als basis. “Het vertrouwen was er gewoon”, zegt Patrick van den Boom. “XiTec had ervaring in de verfbranche. Dat communiceert gemakkelijk: we denken hetzelfde.”

Private label

Drost startte met de koppeling van de boekhouding en de productie van de eigen verven en lakken. De kilo-literomrekening werkte prima. Een paar jaar later kwam daar private label bij. Patrick van den Boom: “Private label betekende voor ons nieuwe procedures en werkwijzen. Elke klant heeft zijn eigen productnaam, artikelnummer en etiket. Allemaal lijsten met uiteenlopende gegevens. Samen met onze medewerkers hebben we gekeken naar de beste werkmethode voor private label en alle gegevens samengebracht in PaintPro. Het resultaat? Alle picklisten rollen nu kant-en-klaar uit het systeem. Dat werkt snel, gemakkelijk en maakt de kans op fouten – een hoogglanslak met een etiket voor grondverf bijvoorbeeld – heel klein.”

Magazijn gekoppeld

Vervolgens zijn de magazijnprocessen gekoppeld aan PaintPro. Iedere nieuwe productieopdracht krijgt een barcode die de hele order meeloopt. Scan je de barcode, dan zie je meteen alle gegevens bij die opdracht. Patrick van den Boom: “Door het magazijn te automatiseren nam ook hier de nauwkeurigheid toe en de kans op fouten af. Dat is prettig voor onze medewerkers, want het werkt sneller. En het geeft zekerheid aan onze klanten: zij krijgen altijd het juiste product.”

Beter presteren

Voor Drost is de automatisering van processen vanuit één centraal ERP-systeem een groot winstpunt. “Doordat PaintPro Windows-based is, kunnen we gemakkelijk processen koppelen en automatiseren. Dat veroorzaakt een sneeuwbaleffect. Door de automatisering wordt het werk steeds nauwkeuriger met minder fouten. De herstelkosten nemen af. En de klanttevredenheid? Die gaat  omhoog. De concurrentie is groot. Dus hoe beter we presteren, hoe beter onze eigen resultaten zijn. Bovendien groeien we en door de automatisering kunnen we nieuwe mensen sneller inwerken,” zegt Patrick van den Boom.

Inzicht en bewustwording

En Drost automatiseert verder. Het crm-systeem voor de buitendienst is gekoppeld met PaintPro, zodat elke accountmanager precies weet wat er bij de klant speelt. Op dagniveau. Alle veiligheidsinformatie over grondstoffen staat in PaintPro. Daar komen VeiligheidsInformatieBladen (VIB’s) en WerkplekInstructieKaarten (WIK’s) uit. Maar hoe vaak lezen productiemedewerkers die informatie? Toch moeten zij zich bewust zijn hoe ze veilig en gezond moeten werken. Daarom gebruikt Drost de informatie uit de VIB’s en de WIK’s om de veiligheidsvoorschriften kort en overzichtelijk op elke productieopdracht samen te vatten. Inzicht en bewustwording, daar draait het om.

Steeds meer centraal

Patrick van de Boom werkt al lang met PaintPro. En met succes. “Of ik PaintPro aan anderen zou aanbevelen? Jazeker, dat heb ik ook al wel gedaan. Wij zijn jaren geleden gestart met PaintPro en erbij gebleven. Dat zegt wel wat, toch? We hebben steeds meer informatie op één centrale plek en werken goed met het systeem. Het is flexibel. En omdat de basis bij Microsoft ligt, is het toekomstbestendig. En XiTec? Dat is een prettige partner. Een platte organisatie met korte lijnen: we kunnen altijd bellen. Wat ons betreft gaan we nog jaren zo door.”

 

Jarenlange klantrelatie stevige basis voor continue ICT-ontwikkeling

Claasen Coatings in Den Haag werkt al ruim 18 jaar samen met XiTec. Al die tijd is PaintPro, het ERP-pakket voor de verfbranche, het kloppend hart van hun bedrijfsvoering. En voortdurend uitgebreid en verder ontwikkeld. Zoals nu met een geavanceerde webshop, die ook nog eens breed inzetbaar is binnen de hele verfbranche. Namens het management vertellen Hans Claasen en Tom van Santen hoe een krachtig en vooral duurzaam partnerschap gebaseerd op wederzijds vertrouwen leidt tot innoverende ontwikkelingen.

Met 26 medewerkers verdeeld over vier vestigingen is Claasen Coatings een van de bekendste verfgroothandels in Den Haag en omstreken. Al vanaf de start zijn zij trouw aan hun hoofd-merkenbeleid: Sigma en Caparol, twee innovatieve A-merkallrounders. Het bedrijf kenmerkt zich vooral door een eerlijk advies en uitgebreide ondersteuning naar de schilders en hun opdrachtgevers. “Onze continuïteit wordt gewaarborgd door vier factoren,” legt Hans Claasen uit. “Onze eerste focus is het persoonlijke contact – de mens. Daarna komt de beschikbaarheid van ons A-assortiment, vervolgens de service en leveringsbetrouwbaarheid en uiteindelijk geldt de prijs. In die volgorde”.

Kracht van vertrouwen
In XiTec heeft Claasen Coatings een partner die hun filosofie ondersteunt en daarvoor praktische software ontwikkelt. Zo liepen ze samen voorop in bijvoorbeeld barcodescanning, EDI-digitaal bestellen en een beheerportal voor de binnen- en buitendienst. Tom van Santen: “De kracht van onze samenwerking is vertrouwen. Op die basis ontwikkelen we onze projecten. Wij vanuit de markt: wat hebben we nodig? En XiTec vanuit de techniek: wat is er mogelijk en wat kan er nog meer? Ze blijven zichzelf ontwikkelen en innoveren, een prettige eigenschap. Wij hebben in onze jarenlange samenwerking met XiTec nog niet één dag schade ondervonden, hun software heeft nog nooit gefaald.”

Koppeling ERP, webshop en artikelendatabase
Het co-makership tussen Claasen Coatings en XiTec leidde tot de ontwikkeling van een gezamenlijke webshop-applicatie voor Vedined1. Bij Vedined-leden was behoefte ontstaan aan een webshopplatform voor zowel gezamenlijk als afzonderlijk gebruik. Hans Claasen: “Een gezamenlijke ontwikkeling heeft verschillende voordelen ten opzichte van ieder voor zich: gedeelde, dus lagere ontwikkelingskosten, een rechtstreekse koppeling met onze producent en gedeelde kosten om de applicatie up-to-date te houden. Samen met XiTec zijn wij de pilot ingegaan.” Het platform moest een koppeling worden tussen Paint-Pro en andere ERP-systemen van medeleden, een webshopapplicatie en EZBase, een beproefde artikelendatabase uit de ijzerwarenbranche. XiTec tekende voor de ERP-connector.

Wespennest
Een integratie tussen verschillende systemen met verschillende stakeholders is vaak een wespennest. Niet in de Vedined-pilot. Tom van Santen: “Als iets niet werkt, heb je met meerdere ontwikkelingspartners al snel dat ze naar elkaar wijzen. We hebben dat ondervangen door structureel tweewekelijks te overleggen. Hoe ver zijn we? Waar lopen we tegenaan? Halen we onze deadlines? XiTec was daarbij heel flexibel. Ze denken breed mee en kwamen steeds met oplossingen.” Hans Claasen vult aan dat alle partners ook een gezamenlijk belang hadden bij een succesvolle pilot. “De samenwerking was leidend; het was geen strijd.”

Alle informatie bij elkaar
De webshopapplicatie is allereerst opgezet voor Vedined-leden en hun samenwerking met Sigma. Een volgende stap is dat de Sigma-grossiers hun andere verfproducenten op de applicatie kunnen laten aansluiten. Tom van Santen: “De webshop biedt onze schilders vooral veel extra gemak. Ze kunnen al digitaal bestellen, maar in het webshopplatform krijgen ze nog meer informatie. Inzage in het assortiment, hun prijsafspraken, de bestelhistorie, overzicht van welke kosten bij welk werk. Door de koppeling met EZBase vinden ze verder Veiligheidsinformatiebladen (VIB’s), Werkinstructiekaarten (WIK’s), productinformatie, nieuws. Alles up-to-date vanuit één bron en gericht op maximale bereikbaarheid en service naar de klant.”

Positief strijdlustig
Over de vraag wat XiTec kenmerkt, reageert Hans Claasen resoluut. “XiTec is positief strijdlustig, verzorgend en communicatief. Kijk, zij zijn 100% techneuten en wij zijn leken. Maar XiTec communiceert altijd op het juiste niveau en in onze taal. Ze kijken naar wat we nodig hebben en proberen voor ons het maximale te bereiken tegen reële kosten. Of proberen kosten te verlagen, omdat dat beter is voor ons. Tom van Santen vindt daarnaast de keuze voor Microsoft Dynamics NAV als basis voor PaintPro belangrijk. “Ik ken ook andere ERP-systemen, maar die missen de stabiliteit, flexibiliteit en gebruikersvriendelijkheid die PaintPro wel heeft.”

Aanbevelen
Als gevolg van het partnerschap en wederzijds vertrouwen bevelen Hans Claasen en Tom van Santen XiTec gerust aan bij anderen. “Dat hebben we al meerdere keren gedaan. Om alles wat we eerder zeiden en omdat ze een echte sparringpartner zijn. Ze denken mee met je beleid en verdere ontwikkeling. Zo hebben ze ons tijdens de afgelopen recessie enorm geholpen door de analyses uit PaintPro aanzienlijk te verbeteren, waardoor we onder andere via verbeterde verkoopstatistieken en verbeterde financiële rapportages onze bedrijfsvoering verder konden optimaliseren. Wij zoeken openheid en ondersteunende ideeën bij onze partners; XiTec heeft dat.”
____________

Quote 1:
“Wij hebben in onze jarenlange samenwerking met XiTec nog nooit één dag schade ondervonden.”

Quote 2:
“Andere ERP-systemen die ik ken, missen de stabiliteit, flexibiliteit en gebruikersvriendelijkheid die PaintPro wel heeft.”