PaintPro is een moderne en complete Microsoft oplossing ontwikkeld op basis van úw dagelijkse praktijk. Het uitgangspunt van PaintPro is simpel; Uw dagelijkse werkzaamheden moeten zo gemakkelijk mogelijk worden gemaakt inclusief goede controle mogelijkheden (managementinformatie). Daarnaast bent u in staat om via de marketing/CRM module extra omzet te genereren en/of de relatie met uw klanten verbeteren.
De voordelen:
Om het maximale uit uw bedrijf te halen heeft u een efficiënt systeem nodig dat meegroeit met veranderende behoeften en wensen uit de markt. Door kritisch te blijven en via regelmatig overleg met de gebruikers wordt PaintPro zo efficiënt mogelijk gehouden. Een hoge mate van efficiency wordt bereikt door verdere digitalisering en het toepassen van (keten)integratie met andere systemen en platforms.
S@les in de Bouw
S@les in de Bouw heeft de SALES Standaard gedefinieerd. Dit is een berichtenstandaard voor elektronische communicatie tussen partijen in de bouw- en installatiesector. Denk hierbij aan artikellijsten, pakbonnen en verkoopfacturen in xml formaat. XiTec is lid van Sales in de bouw en heeft binnen PaintPro de koppeling gerealiseerd. Ga voor meer informatie naar www.salesindebouw.nl
EDI (Electronic Data Interchange)
Voor het digitaal uitwisselen van orders, pakbonnen en facturen wordt in de branche steeds mee gebruik gemaakt van gestandaardiseerde EDIFACT berichten, kortweg EDI. Naast de inhoudelijkheid van de berichten dienen deze tevens op een bepaalde wijze gecommuniceerd te worden, feitelijk een ‘digitale postbode’. Binnen PaintPro is een EDI module aanwezig. Voor het verzenden en ontvangen van de EDI berichten werken wij samen met SPFI.
Barcode scanning
Door de groeiende assortimenten van leveranciers is het gebruik van barcode scanning een must geworden. Er wordt tijd bespaart aan de balie doordat opzoeken van artikelen niet meer nodig is en fouten door verkeerde artikelen te selecteren worden tot een minimum beperkt. Naast het gebruik van barcodescanners aan de balie, biedt PaintPro tevens de mogelijkheid voor orderpicking en het ontvangen van goederen via handterminals met barcode scan functies. De orders kunnen direct verwerkt worden in het systeem.
Factuurscanning en -verwerking
Ondanks de verdergaande digitalisering worden er nog veel documenten en inkoopfacturen per pdf of per post aangeleverd. Papieren inkoopfacturen kunnen door scannen omgezet worden naar een pdf document. De pdf documenten kunnen verwerkt worden in PaintPro via de module Document Capture. Data uit het pdf-document wordt via OCR-scanning in PaintPro geïmporteerd, waarna het verder verwerkt kan worden. Tevens is het originele pdf-document direct vanuit PaintPro toegankelijk. Verdere opslag op het interne systeem in niet nodig.
De voordelen in tijd en het voorkomen van handmatige fouten laten zich raden.
Voor deze module zijn wij partner van IDYN.
Digitaal documenten verzenden
Voor het direct en op eenvoudige wijze versturen van documenten per e-mail, zoals facturen, creditnota’s, offertes, in- en verkooporders, is een specifieke module binnen PaintPro ontwikkeld. Hiermee kunnen direct (porto)kosten bespaard worden.
Om optimaal te kunnen werken is het verstandig om zoveel mogelijk in één pakket te werken. Hierdoor kunnen gegevens van verschillende afdelingen of disciplines (denk aan inkoop, verkoop, boekhouding, voorraad) gedeeld worden. Dit werkt alleen met een compleet, veelomvattend pakket. PaintPro is zo’n compleet pakket; verkopen, inkopen, magazijnbeheer, CRM en financiële boekhouding zitten in één pakket.
Naast de medewerkers die direct (via het netwerk) gebruik maken van het systeem, komt er steeds meer vraag naar on-line toegang voor buitendienst medewerkers, klanten en eventueel leveranciers.
Webshop
PaintPro beschikt over een connector waarmee gekoppeld wordt met een eigen webshop. Via de webshop kan het assortiment aan de klanten getoond worden op basis waarvan zij bestellingen kunnen plaatsen. Dit assortiment kan anoniem zijn, zonder inlog en prijzen, na inloggen kan er voor gekozen worden om alleen een vooraf vastgesteld assortiment aan de klant te tonen (Mijn producten) of de klant te laten shoppen in de complete assortiment. Prijzen zijn dan klant specifiek. De inrichting van het complete assortiment, producten, klanten, prijzen enzovoort, gebeurt in PaintPro. Het CMS van de webshop heeft men nagenoeg niet nodig. De bestellingen vanuit de webshop worden direct in PaintPro verwerkt.
Portal
Naast klanten kan de portal tevens gebruikt worden door de buitendienst. Men beschikt direct (bij de klant) over de juiste informatie om het gesprek met de klant efficiënt te voeren. Men kan tevens beschikken over een eigen agenda met afspraken, taken, bezoekverslagen, verkoopkansen, notities en klantstatistieken. De efficiency van de buitendienst wordt hierdoor vergroot en men hoeft minder vaak een beroep te doen op de binnendienst. Binnen de portal kan men tevens direct een order plaatsen op basis van het afgenomen assortiment.
Apps
Een toegevoegde waarde wordt steeds meer geleverd door gebruik van apps; Applicaties die speciaal zijn ontwikkeld voor eenvoudig gebruik op een smartphone. Voor PaintPro zijn de volgende apps te integreren:
Om goed en snel te kunnen werken moet een pakket helder en overzichtelijk zijn. Uiteraard geldt deze helderheid ook voor de financiële administratie en het beoordelen van de resultaten. Alleen zo kunt u grip op uw bedrijf houden. Binnen PaintPro kunnen diverse analyses worden uitgevoerd met behulp van statistieken en rapportages die flexibel ingericht kunnen worden. Men kan zelf eigen KPI’s definiëren.
Voor PaintPro is er naast de mogelijkheid om deze informatie te exporteren naar Execl, een connector gebouwd met PowerBI. PowerBI is een business analytics tool van Microsoft die op basis van datasets dynamische visuele weergaven kan presenteren op zowel pc, tablet als smartphone.
[beschrijving volgt]
Steeds meer leveranciers binnen de verfbranche maken gebruik van EZ-base om hun producten, productomschrijvingen, afbeeldingen en aanvullende documenten in een centrale database te onderhouden. De leverancier kan binnen de eigen organisatie op een eenvoudige wijze productinformatie up-to-date houden en bijvoorbeeld gestandaardiseerde catalogi aanmaken voor commerciële doeleinden. De leverancier kan zelf bepalen welke groothandels toegang krijgen tot hun productinformatie.
De groothandel kan EZ-base gebruiken voor raadplegen van het actuele productassortiment. De import en export mogelijkheden van EZ-base zijn binnen PaintPro optimaal benut om het eigen assortiment actueel te houden op basis van de assortiment van alle leveranciers waar men toegang tot heeft. Speciale tools binnen PaintPro maken het werken met deze koppeling zeer eenvoudig. Tevens bestaat de mogelijkheid om vanuit PaintPro, de eigen webshop te voorzien van de marketing data om EZ-base!
Om het eigen transport efficiënter in te zetten kan men gebruik maken van een Transport Management Systeem (TMS). Hiervoor hebben wij een koppeling gemaakt met FreightLive. De pakbonnen worden vanuit PaintPro naar FreightLive verzonden. Binnen deze applicatie kunnen de routes ingepland worden, eventueel door gebruik te maken van een automatische planmodule. Via een tablet of smartphone heeft de chauffeur inzicht in zijn route. Vanuit de eigen organisatie kan men de ‘wagens’ volgen, waardoor klanten beter geïnformeerd kunnen worden met betrekking tot het tijdstip van leveren.
Het project REACh om de veiliigheid bij het verwerken van chemische producten te stimuleren leidt in de praktijk tot veel administratieve lasten voor die instanties die er mee worden geconfronteerd.
Om de administratieve lasten van de verfgroothandel en de producent te reduceren heeft de VVVF samen met de VVVH naar aanleiding van REACh de website VeiligmetVerf.nl opgestart met het doel de verplichte distributie van veiligheidsinformatiebladen (VIB’s) en gebruiksinstructies voor de bedrijfskolom te vereenvoudigen. XiTec als ontwikkelaar van het Software pakket PaintPro heeft daarom ook meteen voorzieningen in de software opgenomen.
De verspreiding van de VIB’s is zowel voor de producent als de verfgroothandel van belang en wettelijk verplicht. De producent dient deze aan te bieden aan de verfgroothandel. De verfgroothandel op zijn beurt dient deze aan te bieden aan de professionele schildersbedrijven.
Daar zowel producenten als verfgroothandels gebruik maken van PaintPro, is de applicatie binnen PaintPro hiervoor zo ontwikkeld dat beide partijen hiervan gebruik kunnen maken en voldoen aan de vereiste regelgeving. Voor het gebruik van deze website is een handleiding opgesteld. In dit document “VMV-EG Gebruikershandleiding.pdf”. wordt het proces voor de verspreiding van de veiligheidsinformatiebladen (VIB’s) beschreven zoals reeds geïmplementeerd binnen PaintPro. Voor de inhoudelijke aspecten van REACh en de functionaliteiten van de website “VeiligmetVerf” zijn diverse documenten opgesteld door de VVVF.
LET OP:
Als men als verfgroothandel zelf producten importeert waarvoor een VIB vereist is, of men maakt gebruik van eigen private label producten, dan vervult men de rol van producent en is men zelf verantwoordelijk voor het opstellen, onderhouden en verstrekken (uploaden) van de vereiste VIB’s. Men kan contact opnemen met de VVVF voor het verkrijgen van een toegangscode voor de rol van producent.
Wij als XiTec zijn aanwezig geweest bij enkele vergaderingen van de VVVF en VVVH met betrekking tot dit onderwerp en hebben de benodigde procedures reeds in onze PaintPro software opgenomen. Daarnaast kunnen we u als klant begeleiden met de implementatie hiervan.
De overheid is zeer strikt in de controle op het nakomen van de richtlijnen. Niet voldoen aan de richtlijnen leidt to forse boetes! Laat het niet zo ver komen en neem snel contact met ons op: info@xitec.nl